Power Point

Power Point

Power Point คือ PowerPoint เป็นโปรเเกรมในการนําเสอนได้ในหลายรูปเเบบ  ไม่ว่าจะเป็นนําเสนอ เเบบเป็นอักษร ภาพ หรือเสียง โดยตัวโปรเเกรมนั้นสามารถนําสือเหล่านี้มาผสมผานได้ อย่าบงลงตัวเเละมีประสิทธิภาพมากที่สุด
    ลักษณะการของโปรเเกรม Power Point     การทํางานในรูปของภาพนิ่ง (slide) คือเเผ่นเอกสารเดี่ยว ๆ ที่เเสดงสิ่งต่าง ๆ ตัวอักษร กราฟตาราง รูปภาพ หรืออื่นๆ เเละสามารถเเสดงไลด์ลงบนแผ่นกระดาษหรือเครืองฉานข้ามศรีษ   หรือหน้าจอคอมพิวเตอร์  หรือเครื่องฉาย            

หลักการทำงานของ PowerPoint

สำหรับ หลักการทำงานของ Presentation ที่สร้างจาก PowerPoint จะสร้างออกเป็น slide ย่อยๆ แต่ละ slide สามารถใส่ข้อมูล รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว หรือเสียง เพื่อสร้างความน่าสนใจเพิ่มขึ้น นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดให้ Presentation ของเรา นำเสนอออกมาแบบในรูปแบบอัตโนมัติได้โดยไม่จำเป็นต้องมีการกดเลือกให้แสดงทีละ slide

ก่อนเริ่มต้นสร้าง Presentation ควรกำหนดรูปแบบของ Presentation ของเราก่อนว่า ต้องการให้แสดงออกในรูปแบบใด เช่น ต้องการให้ส่วนด้านบน แสดงเป็นชื่อหัวข้อ ด้านล่างเป็นชื่อบริษัท และฉากหลังให้แสดงเป็นสีน้ำเงิน เป็นต้น แต่ถ้ายังคิดไม่ออก สามารถเลือกรูปแบบจาก ตัวอย่าง Themes (เวอร์ชั่นเก่าเรียกว่า Template) ที่โปรแกรมมีไว้ให้ได้ เช่นเดียวกัน

สรุปความสามารถพื้นฐานของ PowerPoint 2007

·         สำหรับนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของ ข้อความ รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว

·         สามารถตกแต่งตัวอักษรให้สวยๆ ด้วยWordArt ที่พิเศษกว่า PowerPoint 2003

·         การทำงานจะแบ่งออกเป็นหน้าๆ แต่ละหน้าเรียกว่า Slide (คลิกแท็ปเมนู Home เลือก New Slide)

·         การสร้างจะมี Slide Layout ช่วยในการออกแบบและใส่ข้อมูล? (คลิกแท็ปเมนู Home เลือก Layout)

·         รูปแบบหรือ Themes จะมี Design สำหรับรูป ช่วยให้สร้าง Presentation ได้สะดวกมากขึ้น (คลิกแท็ปเมนู Design)

·         รองรับไฟล์ข้อมูลประเภทต่างๆ เช่น ตารางจาก Microsoft Excel เป็นต้น

·         รองรับภาพเคลื่อนไหวเช่น? Flash, Gif Animation, Video เป็นต้น

·         สามารถสั่งรันแบบอัตโนมัติได้

·         สามารถสั่งพิมพ์ในรูปแบบต่างๆ เช่น พิมพ์แบบ Slide, Handout เป็นต้น

·         ไฟล์ที่จะสร้างจาก Powerpoint 2007 มีนามสกุล .PPTX ถ้าเป็นเวอร์ชั่นเก่า จะมีนามสกุล .PPT

·         ถ้าไฟล์ที่สร้างเป็นไฟล์ .PPSX จะสามารถรับ Presentation แบบอัตโนมัติได้

   ประโยชน์ของโปรแกรม PowerPoint
          1. สามารถสร้างงานนำเสนอได้  แม้ว่าจะไม่เคยสร้างงานนำเสนอมาก่อน  เนื่องจากจะมีระบบช่วยเหลือ(Office Assistant) ใน PowerPoint ซึ่งจะคอยแนะนำหลักการในการสร้างงานนำเสนออย่างเป็นขั้นตอน การเลือกสีมาใช้กับสไลด์ และจัดองค์ประกอบทางศิลป์ได้โดยอัตโนมัติ
          2. ในส่วนการนำเสนอภาพนิ่ง สามารถที่จะนำองค์ประกอบมัลติมีเดีย  เช่น การนำเอฟเฟค เสียง ดนตรีและวีดีโอ มาใช้ประกอบร่วมได้  
          3. นอกจากสิ่งที่ได้เตรียมมานำเสนอแล้ว  ยังสามารถใช้ PowerPoint เตรียมเอกสารประกอบคำบรรยายและในขณะที่มีการนำเสนองาน  ก็สามารถใช้เมาส์วาดเส้นบนสไลด์ที่แสดงอยู่ในขณะนั้นเพื่อเน้นประเด็นสำคัญได้
          4. สามารถที่จะดัดแปลงงานนำเสนอที่เป็นไฟล์ PowerPoint เป็นสไลด์ 35 มม. เพื่อใช้นำเสนอผ่านเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ต หรือเครือข่ายอินทราเน็ตภายในองค์กรได้

 

               

หลักการทำงานของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003          หลักการทำงานของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 จะสร้างเอกสารเป็นแผ่น ๆ คล้ายกับแผ่นโปร่งใส โดยในแผ่นงานนั้นสามารถพิมพ์ข้อความ แทรกภาพประกอบ แทรกตาราง เติมสี และออกแบบองค์ประกอบแ่ผ่นงานให้สวยงามได้หลากหลายรูปแบบ         แผ่นงานแต่ละแผ่นจะเรียกว่าสไลด์(Slide) โดยแต่ละไฟล์สามารถสร้างสไลด์ได้จำนวนมากเพียงพอที่จะสร้างงานนำเสนอได้ เราสามารถจะลบ เพิ่ม แทรก หรือเคลื่อนย้ายสลับหน้ากันไปมาได้

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003

1. ให้คลิกปุ่ม
2. แล้วคลิกที่ โปรแกรมทั้งหมด (All Programs)
3. และคลิกเลือกหัวข้อ Microsoft Office
4. คลิกเลือก Microsoft Office PowerPoint 2003

  ในกรณีที่เคยสร้างงานนำเสนอด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 มาก่อนแล้ว ให้ดับเบิลคลิกไฟล์ที่มีนามสกุลเป็น .ppt(จาก My Computer) ก็จะเปิดทั้งโปรแกรม  Microsoft PowerePoint 2003และไฟล์นั้นขึ้นมาให้อัตโนมัติ

ส่วนประกอบต่างๆ ของเพาเวอร์พอยต์ เมื่อเข้าสู่โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์แล้ว จะปรากฏหน้าจอที่มีส่วนประกอบสำคัญดังนี้ 1. เมนูคำสั่ง เป็นที่รวบรวมคำสั่งต่าง ๆ ไว้ใช้สั่งงานๆ 2. แถบเครื่องมือ เป็นปุ่มสำหรับการสั่งงาน ที่คลิกได้ทันที ไม่ต้องเลือกหัวข้อคำสั่งจากเมนู 3. แถบแสดงภาพนิ่ง 4. พื้นที่ออกแบบภาพนิ่ง 5. แถบสถานะ แสดงสถานะการทำงานของเพาเวอร์พอยต์ 6. บานหน้าต่างงาน เป็นที่รวมของคำสั่งที่เกี่ยวข้องกัน 7. ปุ่มแสดงมุมมอง เป็นส่วนที่แสดงมุมมองต่างๆ เครื่องมือ(Tools) ที่ใช้ในการสร้างสไลด์ แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Toolbar)     แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ(Formatting)              การแสดงหรือซ่อนเึครื่องมือ       แถบเครื่องมือที่มักถูกแสดงเมื่อเปิดโปรแกรม คือแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard) และ แถบจัดรูปแบบ (Formatting) ถ้าจะแสดงแถบเครื่องมืออื่น ให้คลิกขวาบนแถบเครื่องมือใด ๆ แล้วคลิกชื่อแถบเครื่องมือที่ต้องการ หรือคลิกซ้ำอีกครั้งเพื่อปิดแถบเครื่องมือเพื่อให้มีพื้นที่แสดงสไลด์ได้มากขึ้น ย้ายตำแหน่งแถบเครื่องมือ          เพิ่มและยกเลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือ       ปุ่มคำสั่งที่อยู่บนแถบเครื่องมือนั้นมีอยู่เป็นจำนวนมาก อาจจะแสดงหรือไม่แสดงขึ้นอยู่กับการใช้งานครั้งล่าสุดที่ผู้ใช้กำหนดไว้ ถ้าบางปุ่่มหายไปและต้องการเพิ่มปุ่มนั้นบนแถบเครื่องมือก็ทำได้ ดังภาพ การยกเลิกคำสั่งที่เพิ่งทำไปหรือทำคำสั่งเดิมซ้ำ      ขณะทำงาน ถ้าเรียกคำสั่งใดไปแล้วเปลี่ยนใจ ต้องการให้กลับเป็นแบบเดิม หรือเกิดความผิดพลาดขึ้น เช่น ลบข้อความโดยไม่ตั้งใจ ก็สามารถย้อนสิ่งที่ทำไปกลับคืนมาได้ โดยใช้ปุ่ม Undo และหากเปลี่ยนใจต้องการให้กลับไปเป็นเหมือนก่อนที่จะ Undo ก็ใช้ปุ่ม Redo แทน ดังรูป การทำงานกับทาสก์เพน     ทาสก์เพน คือ พื้นที่ที่รวบรวมคำสั่งที่มักใช้บ่อยๆ ซึ่งจะช่วยให้ทำงานได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น โดยจะแสดงก็ต่อเมื่อเรียกเฉพาะบางคำสั่งหรือคลิกปุ่มใดเข้า เช่น คำสั่ง File > New ปุ่มขวาของเมาส์ใช้ทำอะไร      คำสั่งในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 มีอยู่มากมาย ซึ่งอาจจะจำไม่ได้ จึงมี "เมนูลัด" ที่จะแสดงให้เห็นเมื่อคลิกเมาส์ปุ่มขวาตรงที่เป็นข้อความ , รูปภาพ หรือสิ่งต่าง ๆ ที่อยู่ในสไลด์ โดยเมนูลัดจะแสดงคำสั่งที่แตกต่างกันไปสำหรับงานแต่ละอย่าง เช่นเมนูลัดของข้อความจะมีคำสั่งที่ต่างจากเมนูลัดของรูปภาพ           ตัวอย่างเมนูลัดเมื่อคลิกขวาที่ข้อความ              ตัวอย่างเมนูลัดเมื่อคลิกขวาที่รูปภาพ

การสร้างงานนำเสนอ

        การสร้างงานนำเสนอภายในโปรแกรม Microsoft PowerPoint สามารถทำได้หลายวิธีและหลายแบบด้วยกัน ซึ่งแต่ละแบบก็จะให้ผลที่ต่างกัน มีวิธีการสร้างงานพรีเซนเตชันได้ 4 วิธี ดังนี้ี้

             1. การงานนำเสนอแผ่นเปล่า(Blank Presentation) เริ่มด้วยสไลด์ว่าง ๆ ตามค่ามาตรฐานที่ไม่มีการออกแบบและใช้สีอะไรเลย ผู้สร้างงานเป็นผู้ออกแบบพื้นหลัง แบบของตัวอักษร และรายละเอียดต่าง ๆ
              2. การสร้างด้วยแม่แบบการออกแบบ(Design Template) สร้างสไลด์จากแม่แบบของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 ที่มีการออกแบบพื้นสไลด์ด้วยลวดลายต่าง ๆ ตลอดจนแบบอักษรและสีที่ใช้กับส่วนต่าง ๆ ในสไลด์ไว้แล้ว หรือจะใช้แม่แบบจากที่เราสร้างไว้ก็ได้
              3. การสร้างด้วยตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ(AutoContent Wizard) ใช้แม่แบบที่มีทั้งเนื้อหาในสไลด์อย่างคร่าว ๆ เช่น การอบรม พร้อมทั้งพื้นสไลด์ที่มีลวดลายให้ ช่วยให้เราไม่เสียเวลาเรียบเรียงเนื้อหาใหม่
              4. การสร้างด้วยงานนำเสนอที่มีอยู่ (Existing Presentation Photo Album) เป็นการสร้างงานนำเสนอจากไฟล์พรีเซนเตชันเดิมที่เคยสร้างไว้เป็น Photo Album โดยจะนำไฟล์ Photo Album เดิมมาแก้ไขเพิ่มเติม

  ในการใช้แผ่นสไลด์เพื่อนำเสนอ มีสิ่งที่ควรรู้อยู่ 3 อย่าง คือ             1. ไม่ควรใช้สไลด์มากเกินไป ควรใช้ประมาณ 8-10 แผ่น
             2. ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์แทนตัวอักษร เช่น กราฟ หรือ ภาพวาด
             3. ใช้ตัวอักษรให้น้อยที่สุด ประมาณ 5 - 7 บรรทัดในแต่ละสไลด์

  รายละเอียดการสร้างงานทั้ง 4 แบบ มีดังนี้
การสร้างภาพนิ่งใหม่จากงานนำเสนอแผ่นเปล่า
          โดยปกติเมื่อเริ่มเปิดโปรแกรมเข้ามาครั้งแรก จะปรากฎงานนำเสนอว่าง ๆ ขึ้นมาให้เราใส่เนื้อหาได้เลยทันที แต่ถ้าต้องการสร้างงานนำเสนอแผ่นเปล่าซ้ำขึ้นอีกให้ทำได้ดังนี้

    1. คลิกเมาส์ที่เมนู Fileเลือก New เพื่อสร้างงานนำเสนอ
    2. คลิกเลือก Blank Presentation(งานนำเสนอแผ่นเปล่า)
    3. คลิกเลือกเค้าโครง

     4. ผลลัพธ์การสร้างสไลด์ด้วย Blank Presentation

การสร้างภาพนิ่งใหม่จากแม่แบบการออกแบบ( Design Template)
   การสร้างงานพรีเซนเตชันด้วย Template นี้ จะมีการออกแบบองค์ประกอบทางด้านศิลป์ อาทิ รูปแบบ ตัวอักษร และสีที่ใช้ตกแต่งสไลด์ ซึ่งได้ถูกนำมาสร้างเป็นสไลด์แม่แบบที่เราเรียกว่า Template ให้เหมาะกับงานนำเสนอประเภทต่าง ๆ ให้เราเลือกใช้ โดย Template เหล่านี้ได้ถูกออกแบบมาอย่างดีโดยมืออาชีพ จึงดูสวยงาม ซึ่งได้คำนึุงถึงหลักในการใช้งานนำเสนอข้อมูลเป็นอย่างดี หากเราต้องการเปลี่ยนองค์ประกอบใดใน Template ก็สามารถทำได้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการของเรามากที่สุด
    ขั้นตอนการสร้างสไลด์จากแม่แบบการออกแบบ

        1. ให้คลิกจากเมนู  File > New
        2. คลิกที่ On my computer (บนคอมพิวเตอร์ของฉัน)

         3. คลิกแท็บ Presentations ซึ่งเป็นแม่แบบการออกแบบ ซึ่งมีแม่แบบภาพนิ่งไว้ให้เลือกใช้ มีการตรียมหัวเรื่องและลำดับที่จะบรรยาย รวมทั้งมีการตกแต่งไว้อย่างสวยงาม          4. คลิกเลือกชุดสไลด์ที่ต้องการ          5. คลิกปุ่ม ok  
         6. ใส่หรือแก้ไขข้อความตามต้องการ สามารถนำมาแก้ไขหรือดัดแปลงเพื่อลดขั้นตอนการสร้างสไลด์ใหม่ให้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

การสร้างด้วยตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ(AutoContent Wizard)    ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ (AutoContent Wizard) มีไว้เพื่อช่วยสร้างชุดสไลด์ให้ง่ายขึ้น โดยมีการวางแนวของเนื้อหาที่จำเป็น ลำดับสไลด์ และตกแต่งให้เสร็จ ทั้งนี้ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ จะถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับงานนำเสนอและรวบรวมคำตอบเหล่านั้นมาสร้างเป็นชุดสไลด์เบื้องต้นให้ แต่ไม่สามารถนำไปฉายสไลด์ได้ทันที ต้องใส่เนื้อหา หรือข้อมูลเพิ่มเติม

   มีขั้นตอนการสร้าง ดังนี้
      
    1. เลือกคำสั่ง File > New
    2. คลิก From AutoContent Wizard

    3. คลิกปุ่ม next เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

    4. คลิกเลือกหมวดของสไลด์ เพื่อแสดงประเภทของสไล์ทางด้านขวา
          ถ้าจะแสดงทุกเรื่อง คลิกปุ่ม     All   (ทั้งหมด)
            ปุ่ม   Corporate  (องคฺ์กร)  การนำเสนอเกี่ยวกับบริษัท/องค์กร
            ปุ่ม   General    (ทั่วไป)  งานนำเสนอทั่ว ๆ ไป เช่น การสอน การระดมสมอง ฯลฯ
            ปุ่ม   Projects    (โครงการ) งานนำเสนอเกี่ยวกับโครงการ รายงานต่าง ๆ
            ปุ่ม Sale/Marketing  (ฝ่ายขาย/การตลาด) งานนำเสนอด้านากรขายและการตลาด
    5. คลิกเลือกเรื่องของงานนำเสนอ แล้วคลิกปุ่ม    Next   (ถัดไป)

     6. คลิกเลือกรูปแบบของสื่อที่ใช้ในการนำเสนอ

            On-screen presentation(งานนำเสนอบนหน้าจอ) นำเสนอผ่านทางจอภาพ
            Wave presentation (งานนำเสนอบนเว็บ) นำเสนอผ่านทางเว็บ
            ฺBlack and white overheads (เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะแบบขาวดำ) นำเสนอโดยใช้แผ่นใสขาวดำ
            Color overheads (เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะแบบสี) นำเสนอโดยใช้แผ่นใสและเครื่องพิมพ์สี
            35mm slides (ภาพนิ่ง 35 มม.) นำเสนอโดยใช้สไลด์ขนาด 35 มม. แล้วคลิกปุ่ม Next (ถัดไป)
    7. ใส่ชื่อหัวเรื่องของงานนำเสนอชิ้นนี้
    8. กรอกข้อความที่จะให้แสดงที่ด้านล่างของสไลด์ทุกแผ่น

    9. คลิกเรื่องสิ่งที่จะให้แสดงที่ท้ายสไลด์ทุกๆ แผ่น มีวันที่ล่าสุดที่ปรับปรุงและเลขที่หน้า
   10. งานที่ได้จะเป็นโครงร่างหัวข้อคร่าว ๆ ที่จะต้องป้อนข้อมูลใหม่เข้าไปแทนที่ เพิ่มเติมหรือลบตามความจำเป็นของเนื้อหา แล้วลองฉายสไลด์ดูว่าหน้าตาชุดสไลด์ที่เพิ่งสร้างขึ้นมานั้นเป็นยอย่างไร

    

   การสร้างด้วยงานนำเสนอที่มีอยู่ (Existing Presentation Photo Album)
     ป็นการสร้างงานนำเสนอจากไฟล์พรีเซนเตชันเดิมที่เคยสร้างไว้เป็น Photo Album โดยจะนำไฟล์ Photo Album เดิมมาแก้ไขโดยการออกแบบหรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาใหม่แทนเนื้อหาที่มีอยู่เดิมเพิ่มเติม  

   การกำหนดขนาดสไลด์ใหม่
      ปกติโปรแกรมจะกำหนดขยนาดสไลด์ให้พอกับที่จะฉายบนจอภาพ แต่อาจปรับขนาดใหม่ได้ดังนี้

     1. เลือก File > Page Setup
     2. เลือกขนาดของพื้นที่ที่จะพิมพ์ หรือขนาดของสไลด์โดยมีขนาดต่าง ๆ ดังนี้
          On-Screen Show(นำเสนอทางหน้าจอ) ขนาดสไลด์เท่ากับพื้นที่บนจอภาพ
          Letter (8.5x11 in) (กระดาษ8.5x11 นิ้ว) ขนาดสไลด์หรือกระดาษที่จะใช้พิมพ์มีขนาด 8.5 x 11 นิ้้ว
          Ledger Paper (210x297 mm) (กระดาษ A4 210x297 มม. ) ขนาดสไลด์หรือกระดาษที่จะใช้พิมพ์มีขนาด 210x297 มม.
          35 mm Slides (ภาพนิ่ง 35 มม.) ขนาดสไลด์จะกว้าง-ยาวตามสัดส่วนของฟิล์มสไลด์ 35 มม. คือ 11.25x7.5 นิ้ว
          Overhead (เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ) ขนาดสไลด์หรือพื้นที่ที่จะพิมพ์มีขนาดเท่าแผ่นใสคือ 10x7.5 นิ้ว
         ฺBanner (ป้ายประกาศ) ขนาดสไลด์เป็นแถบยาวขนาด 8x1 นิ้ว เพื่อใช้ในเว็บเพจ
          Custom (กำหนดเอง) ขนาดสไลด์จะเท่าักัีบที่กำหนดไว้ในช่อง Width(ความกว้าง) หรือ Height (ความสูง)

    สร้างเครื่องหมายหน้าหัวข้อ

      การสร้างสไลด์ในรูปแบบที่ต้องการแยกเป็นข้อ ๆ เหมาะที่จะใช้สไดล์ Layout แบบ Bulleted List นั่นเอง
       คลิกเมนู Insert เลือกคำสั่ง New Slide หรือคลิกปุ่ม Insert  New Slide
        บน Task Pane ทางด้านขวามือ เลือกรูปแบบสไลด์ ชื่อว่า Title and Text แล้วคลิกปุ่ม Ok

         พิมพ์รายการที่ต้องการในออปเจ็ค เมื่อต้องการขึ้นหัวข้อใหม่ให้กดแป้น Enter กรณีที่กดแป้น Enter เกินจากที่ต้องการให้กดแป้น Back space

        เมื่อพิมพ์ครบจำนวนหัวข้อที่ต้องการ ให้คลิกนอกออปเจ็คหรือกดแป้น Esc

     การเปลี่ยนเครื่องหมายหน้าหัวข้อ    
       การเลือก Layout ประเภท Bulleted List นั้น อาจจะได้สัญลักษณ์หน้าข้อที่ไม่ถูกใจเท่าไหร่นัก แต่ก็สามารถเปลี่ยนรูปแบบของเครื่องหมายหน้าหัวข้อได้ดังนี้        เลือกออปเจ็คที่ต้องการเปลี่ยนเครื่องหมายหน้าหัวข้อ (Bullet) ทั้งออปเจ็ค        คลิกเมนู Format เลือกคำสั่ง Bullets and Numbeing
         เลือกรูปแบบ Bullet ใหม่ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม OK

         กรณีที่ต้องการมากกว่าที่ปรากฎอยู่ให้คลิกปุ่ม Customize